Что такое онлайн-касса и как она работает?

Вопрос «Кому нужен кассовый аппарат и нужен ли он вообще?» с некоторых пор получил кардинальное решение. И если раньше еще можно было «поиграться» с кассой таким образом, чтобы вечером получить «нужную сумму» для налогов, то сегодня такой возможности уже нет. Ну, по крайней мере, до тех пор, пока русские Кулибины не придумают как обойти защитные механизмы онлайн-касс и их модули, которые отправляют информацию о каждом пробитом чеке напрямую туда, где ими интересуются.

Содержание:

1. Онлайн-касса как обязательное требование
2. Принципы работы онлайн-касс
3. «Кто такой» оператор фискальных данных?
4. Требования к онлайн-кассам
5. Как начать пользоваться онлайн-кассой?
6. Отличия онлайн-касс от старых кассовых аппаратов
7. Ответственность за неприменение онлайн-касс

Онлайн-касса как обязательное требование

Итак, любое ведение предпринимательской деятельности в нашей стране должно сопровождаться кассовым аппаратом, данные с которого необходимо передавать в налоговую инспекцию. И если раньше какие-то допущения еще существовали, то с июля 2018 года каждый российский предприниматель обязан установить себе онлайн-кассу.

С июля 2019 года работа без современного кассового оборудования фактически разрешена только в школьных столовых в период образовательного процесса, на развалах и ярмарках, а также в газетных киосках и то, только в том случае, если оборот печатной продукции составляет не менее 50%.

Сама онлайн-касса не что иное, как кассовый аппарат последнего поколения, способный передавать данные «куда следует» в режиме реального времени. То есть при совершении операции самостоятельная техника тут же передает все сведения в налоговую инспекцию через интернет. Причем принцип передачи может быть любым из сегодня доступных:

• Подключение к компьютеру или ноутбуку с выходом в сеть;
• Сетевое подключение через провод самого аппарата;
• Подключение через Wi-Fi;
• Мобильный интернет через сим-карту.

При этом отсутствие интернета для такой контрольно-кассовой машины (ККМ) – не помеха, данные сохраняются на фискальном накопителе в течение 30 дней, а как только устройство будет подключено к сети – информация сразу же поступит в ФНС. А если интернет отсутствует более 30 дней – ККМ просто блокируется.

Принципы работы онлайн-касс

Как уже говорилось, ККМ последнего поколения полностью зависят от доступа к сети интернет. Передача данных в ФНС происходит в автоматическом режиме и занимает всего лишь несколько секунд:

• При расчете покупателя продавец вводит сумму и распечатывает чек;
• Введенная продавцом информация передается в зашифрованном виде оператору фискальных данных, обслуживающему ККМ;
• После проверки информации оператор подтверждает получение и направляет ее в ФНС, где она хранится в течение 5 лет.

«Кто такой» оператор фискальных данных

Оператор фискальных данных это компания, обслуживающая кассовый аппарат по договору, который предприниматель обязан подписать при установке онлайн-кассы после ее покупки.

Важно помнить, что оператор должен быть аккредитован ФНС!

Требования к онлайн-кассам

Приобретая кассовый аппарат, предпринимателю необходимо обратить внимание на его соответствие требованиям N 54-ФЗ, в которых прописано обязательное наличие:

• Заводского номера на корпусе;
• Устройства, печатающего чеки;
• Часов с отображением реального времени;
• Поддержки работы фискального накопителя;
• Функции формирования фискальных документов.

Помимо этого, стоит и заглянуть в специальный реестр онлайн ККМ, разрешенных к использованию в России, ведущийся ФНС на своем официальном сайте.

Как начать пользоваться онлайн-кассой?

Первым шагом на пути к использованию ККМ станет покупка аппарата. Купить онлайн-кассу можно в специализированном магазине, который не только продаст ее предпринимателю, но и зарегистрирует в налоговой, а также полностью интегрирует в работу предприятия. В зависимости от направления деятельности организации для работы с аппаратом может потребоваться:

• Подключение к ОФД;
• Регистрация в налоговой;
• Создание электронной подписи;
• Подключение периферийных устройств – сканеров, принтеров этикеток, денежных ящиков;
• Интеграция с ЕГАИС и 1С.

Большой выбор полностью готовых к работе касс в России предлагается, например, компанией МТС, которая, помимо продажи, предлагает пользователям и аренду оборудования, что может существенно снизить расходы на установку онлайн-кассы.

Отличия онлайн-касс от старых кассовых аппаратов

Конечно же, главным отличием стала работа с налоговыми органами в реальном времени, однако это не плюсы новой техники. Помимо обычного чека, современные ККМ «умеют» формировать электронный, который может быть передан покупателю через специальную ссылку и расшифрован с помощью мобильного приложения от ФНС.

Контроль работы в реальном времени несколько усложняет процедуру «ошибочного чека», и если таковой уже распечатан, то отменить его не получится. В таком случае придется провести процедуру возврата средств, информация о которой также уйдет в налоговую. При этом ошибочный придется сохранять, чтобы предъявить его контролирующему органу по первому требованию.

Еще одним отличием от касс старого поколения стали модели со встроенным эквайрингом, то есть не требующие дополнительного блока для безналичных расчетов, что, безусловно, удобно, особенно когда кассовому аппарату необходима мобильность. Одним из таких популярных решений стала «МТС касса 5», способная работать с эквайрингом от Сбербанка и Русского Стандарта.

Ответственность за неприменение онлайн-касс

Исполнение требований N 54-ФЗ контролируется Роспотребнадзором и правоохранительными органами, а их игнорирование может привести к административной ответственности по ст. 14.5 КоАП РФ, предусматривающей штрафы:

• 3 000 – 4 000 руб. – для руководителей организации;
• 30 000 – 40 000 руб. – для организации непосредственно.

Помимо штрафов, могут применяться такие виды взыскания, как:

• Временная приостановка деятельности;
• Дисквалификация должностного лица;
• Предупреждение.

В случае с индивидуальными предпринимателями такая деятельность может закончиться штрафом в размере от четверти до половины выручки, полученной вне кассы, но не менее 10 000 руб.